Sopivan kokouspaketin valinta yritykselle riippuu osallistujamäärästä, tapahtuman luonteesta ja budjetista. Hyvä kokouspaketit Kotka sisältää tilan, esitystekniikan, tarjoilut ja palvelut yhdessä kokonaisuudessa. Valinnassa tulee arvioida tilavaatimukset, teknisten laitteiden tarpeet sekä mahdolliset lisäpalvelut kuten päätösohjelma ryhmäytymisen tueksi.
Mitä yrityksen kokouspaketti sisältää ja miksi se kannattaa?
Yrityksen kokouspaketti sisältää tyypillisesti kokoustilan, modernin esitystekniikan, tarjoilut ja tarvittavat palvelut yhdessä kokonaisuudessa. Paketti tarjoaa kustannustehokkaan ja käytännöllisen ratkaisun verrattuna yksittäisten palveluiden varaamiseen erikseen.
Kokouspaketin peruskomponentit muodostavat toimivan kokonaisuuden. Tila varustetaan tapahtuman tarpeiden mukaan, esitystekniikka sisältää kiinteän näytön, langattoman verkkoyhteyden ja äänentoistolaitteet. Catering-palvelut kattavat aamupäivän kahvitarjoilun, lounasbuffetin ja iltapäivän virkistyksen.
Paketin edut ovat selkeät: yksi yhteyshenkilö hoitaa koko tapahtuman, hinnoittelu on läpinäkyvä ja suunnittelu yksinkertaista. Kun varaat kokouspaketin, saat käyttöösi ammattitaitoisen henkilökunnan, joka varmistaa teknisen puolen sujuvuuden ja tarjoilujen laadun.
Satama Areenalta löytyy monipuoliset kokoustilat pienistä 10 hengen tiloista aina 2200 hengen suurtapahtumiin. Viisi kiinteäseinäistä kokoustilaa tarjoaa intiimit puitteet pienryhmille, kun taas XS-sali muuntuu ääneneristävien väliseinien avulla jopa kuudeksi erikokoiseksi kokoustilaksi.
Miten määrittää sopiva koko ja tilavaatimukset yrityksen kokoukselle?
Sopivan koon määrittäminen alkaa osallistujamäärän arvioinnista ja kokouksen luonteen analysoimisesta. Tilan layout-vaihtoehdot vaihtelevat luokkamuodosta ryhmätyöskentelyyn, ja teknisten laitteiden tarpeet riippuvat esitysten määrästä ja interaktiivisuudesta.
Osallistujamäärän arvioinnissa kannattaa varautua 10-15 prosentin ylitykseen. Pienille 10-20 hengen ryhmille sopivat kiinteäseinäiset kokoustilat, jotka tarjoavat rauhallisen ja keskittyneen työskentely-ympäristön. Keskikokoisille 20-100 hengen tapahtumille XS-salin muunneltavat tilat ovat ihanteelliset.
Layout-vaihtoehdot vaikuttavat merkittävästi kokouksen dynamiikkaan. Luokkamuoto sopii luentotyyppisiin tilaisuuksiin, kun taas pyöreät pöydät edistävät vuorovaikutusta. Ryhmätyöskentelyyn tarvitaan riittävästi tilaa liikkumiselle ja erillisille työpisteille.
Teknisten laitteiden tarpeissa tulee huomioida esitysten määrä, osallistujien laitteiden liitettävyys ja mahdolliset etäyhteydet. Esteettömyysvaatimukset on syytä selvittää etukäteen, jotta kaikki osallistujat voivat osallistua täysipainoisesti kokoukseen.
Kuinka paljon kokouspaketit maksavat ja mitä hinnoitteluun vaikuttaa?
Kokouspakettien hinnoittelu perustuu kestoon, osallistujamäärään ja valittuihin palveluihin. Koko päivän kokouspaketit alkavat 54 eurosta per henkilö, kun taas puolen päivän paketit 42,50 eurosta per henkilö sisältäen ALV:n.
Hinnoitteluun vaikuttavat keskeiset tekijät ovat kokouksen kesto, osallistujamäärä ja catering-taso. Koko päivän pakettiin kuuluu kokoustila 8 tunniksi, aamupäivän kahvitori, lounasbuffet ja iltapäivän kahvitarjoilu. Puolen päivän paketti sisältää 4 tunnin tilankäytön ja yhden kahvitarjoilun sekä lounaan.
Budjetoinnissa kannattaa huomioida mahdolliset lisäpalvelut kuten laajennettu esitystekniikka, erityisruokavaliot tai päätösohjelma. Kustannusten optimoinnissa auttaa tarkka osallistujamäärän arviointi ja tarpeettomien lisäpalveluiden välttäminen.
Ryhmäkoko vaikuttaa merkittävästi henkilöhintaan – suuremmille ryhmille saadaan usein edullisempi henkilöhinta. Varausajankohta ja viikonpäivä voivat myös vaikuttaa hinnoitteluun, joten kannattaa tiedustella eri vaihtoehtoja yhteystietojemme kautta.
Miten suunnitella ohjelma kokouspäivän jälkeen ryhmäytymisen tueksi?
Kokouspäivän päätteeksi järjestettävä ohjelma vahvistaa tiimin yhteenkuuluvuutta ja tarjoaa rennomman ympäristön verkostoitumiselle. Satama Areenalla järjestettävät yleisökonsertit ja -tapahtumat tarjoavat helpon päätösohjelman seminaari- tai strategiapäivän jälkeen.
Ryhmäytymisen kannalta päätösohjelma on arvokasta aikaa, jolloin kollegat voivat tutustua toisiinsa epämuodollisemmassa ympäristössä. Yhteiset elämykset luovat positiivisia muistoja ja vahvistavat työyhteisön sisäistä yhteistyötä.
Yleisökonsertit ja kulttuuritapahtumat Satama Areenalla tarjoavat yrityksille valmiin ohjelman ilman erillistä järjestelytyötä. Nämä tapahtumat ovat avoimia kaikille, joten ryhmänne voi osallistua muiden yleisön jäsenten kanssa rentouttavaan kulttuurielämykseen.
Suunniteltaessa kokouspäivää kannattaa tiedustella samaan aikaan järjestettäviä yleisötapahtumia. Tämä mahdollistaa saumattoman siirtymisen asiaosuudesta vapaamuotoisempaan ohjelmaan. Otamme mielellämme yhteyttä ja kerromme tarkemmin tapahtuman järjestäjälle suunnatuista mahdollisuuksista yhdistää kokous- ja kulttuurielämykset samaan päivään.
Kotkan Kantasatamassa sijaitseva Satama Areena tarjoaa ainutlaatuisen merellisen ympäristön, joka tekee sekä kokouksista että päätösohjelmasta mieleenpainuvia. Moderni tapahtumakeskus palvelee tyky-päivien, kickoff-tilaisuuksien ja strategiapäivien monipuolisia tarpeita yhdessä kokonaisuudessa.
