Onnistunut tapahtuma alkaa hyvästä suunnittelusta. Olet ehkä miettinyt, kuinka paljon etukäteen kokoustila kannattaa varata, jotta vältyt ikäviltä yllätyksiltä ja varmistat parhaan mahdollisen tilan juuri sinun tarpeisiisi.
Tapahtuman luonne ja osallistujamäärä määrittävät varausajan
Tapahtumasi koko vaikuttaa suoraan siihen, kuinka aikaisin sinun kannattaa toimia. Suunnitteletko 200 hengen seminaaria vai 10 hengen tiimipalaveria? Suuret tapahtumat vaativat yleensä vähintään 3-6 kuukauden varausajan, erityisesti jos tarvitset erikoisjärjestelyjä tai haluamatta tietyn suositun tilan.
Keskikokoiset tapahtumat (30-100 henkeä) on hyvä varata 2-3 kuukautta etukäteen. Pienemmille palavereille usein riittää 3-4 viikon varoitusaika, mutta suosituissa tiloissa tämäkään ei välttämättä riitä.
Sesonkiajat ja kysynnän vaihtelut
Tietyt ajanjaksot vuodesta ovat erityisen vilkkaita kokousmaailmassa. Syksy (syys-marraskuu) ja kevät (maalis-toukokuu) ovat huippusesonkia, jolloin parhaat tilat varataan nopeasti. Näinä aikoina sinun kannattaa toimia vähintään 4-6 kuukautta etukäteen.
Joulun ympärillä oleva aika sekä kesä ovat yleensä hiljaisempia, jolloin voit löytää hyviä tiloja lyhyemmälläkin varoitusajalla. Huomioi kuitenkin myös paikalliset tapahtumat, messut ja konferenssit, jotka saattavat täyttää kokoustilat odottamattomasti.
Tilojen joustavuus säästää aikaa ja rahaa
Muunneltavat tilat tarjoavat sinulle enemmän valinnanvaraa ja joustavuutta. Modernit kokoustilat mukautuvat erilaisiin tarpeisiin nopeasti: sama tila voi toimia aamupäivällä workshopin pitopaikkana ja iltapäivällä cocktail-tilaisuuden näyttämönä.
Kiinnitä huomiota näihin tilojen joustavuutta parantaviin ominaisuuksiin:
- Siirrettävät väliseinät ja kalusteet
- Muunneltavat valaistusratkaisut
- Monipuoliset pöytäjärjestelyvaihtoehdot
- Säädettävät katsomot tai nousevat istumarivit
Nämä ominaisuudet antavat sinulle mahdollisuuden muokata tilaa tapahtuman edetessä ja varautua muuttuviin osallistujamääriin ilman täydellistä uudelleenjärjestelyä.
Meillä on monia vaihtoehtoja, jotka soveltuvat erikokoisiin tilaisuuksiin. L-sali on erinomainen valinta suuremmille tapahtumille, johon mahtuu seisomaan jopa 2 200 henkilöä tai istumaan 1 518 vierasta. Tilassa on laaja esiintymislava sekä monipuolinen esitystekniikka, mikä tekee siitä täydellisen vaihtoehdon näyttävien yritystilaisuuksien järjestämiseen.
Pienempää tapahtumaa suunnitellessa XS-sali tarjoaa miellyttävän tapahtumaympäristön. Tilassa on 308 istumapaikkaa ja 6 x 4 metrin kokoinen esiintymislava. Tila soveltuu erinomaisesti esimerkiksi seminaareihin, työpajoihin tai tunnelmallisiin iltatilaisuuksiin. Kummatkin tilat sijaitsevat meren läheisyydessä, mikä luo upeat puitteet kesätapahtumille.
Tekniikka määrittää tapahtuman sujuvuuden
Nykyaikainen esitystekniikka on tapahtumasi selkäranka. Kun varaat kokoustilaa, selvitä tarkkaan mitä teknisiä ratkaisuja tarvitset ja mitä tilassa on valmiina. Yleisiä tarpeita ovat:
- Korkealaatuiset äänentoistojärjestelmät
- Langattomat mikrofonit eri käyttötarkoituksiin
- 4K-projektorit ja näytöt
- Hybriditapahtumien mahdollistavat striimauslaitteet
- Nopea ja luotettava internet-yhteys
- Videopuheluihin optimoidut järjestelmät
Varmista, että tapahtumapaikalla on tekninen tukihenkilö paikalla tai nopeasti saatavilla. Tämä pieni yksityiskohta voi säästää sinut monilta harmeilta esityspäivänä.
Yhteistyö ammattilaisten kanssa tehostaa prosessia
Kokousalan ammattilaisista on sinulle merkittävää hyötyä tapahtuman suunnittelussa. He tuntevat paikat, tietävät ruuhka-ajat ja osaavat suositella juuri sinun tarpeisiisi sopivia ratkaisuja.
Näin saat enemmän irti yhteistyöstä:
- Kerro tapahtumasi tavoitteet ja toivottu tunnelma selkeästi
- Jaa aiemmat kokemuksesi – mikä on toiminut ja mikä ei
- Pyydä näyttämään referenssikuvia aiemmista vastaavista tapahtumista
- Kysy vaihtoehtoisista päivämääristä hintavertailua varten
Asiantuntijan kanssa säästät omaa aikaasi ja vältät yleisimmät sudenkuopat. He osaavat myös ehdottaa ratkaisuja, joita et välttämättä itse tulisi ajatelleeksi.
Muistilista onnistuneeseen kokoustilan varaamiseen
Käytä tätä käytännönläheistä listaa apunasi:
- Arvioi osallistujamäärä ja tapahtuman luonne
- Varaa suuren tapahtuman tila 4-6 kuukautta etukäteen, pienemmän 1-3 kuukautta etukäteen
- Huomioi sesonkivaihtelut ja varaa suosittuina aikoina tavallista aiemmin
- Listaa tekniset tarpeet yksityiskohtaisesti
- Pyydä kirjallinen tarjous ja vahvistus kaikista yksityiskohdista
- Sovi vierailusta tapahtumapaikalle ennen lopullista päätöstä
- Jätä joustovaraa aikatauluun mahdollisten muutosten varalta
Yhteenveto
Kokoustilan varaaminen riittävän ajoissa antaa sinulle parhaat mahdollisuudet onnistuneen tapahtuman järjestämiseen. Huomioi tapahtuman koko, ajankohta, tekniset tarpeet ja hyödynnä ammattilaisten apua. Näin varmistat, että saat juuri sinun tarpeisiisi sopivan tilan.
Me Satama Areenalla autamme sinua löytämään täydellisen tilan tapahtumallesi ja varmistamme, että kaikki sujuu suunnitelmien mukaan. Ota yhteyttä ja kerro tarpeistasi – rakennamme yhdessä sinun näköisesi tapahtuman.
