Kokoustilan varaaminen kannattaa aloittaa 2-6 kuukautta etukäteen riippuen tapahtuman koosta ja ajankohdasta. Varhainen varaaminen varmistaa parhaat tilat, hinnat ja mahdollisuudet räätälöidä tapahtuma täydelliseksi. Suosittujen aikojen, kuten syksyn seminaarikauden ja kevään strategiapäivien kysyntä on suurinta, joten ajoitus ratkaisee lopputuloksen.
Miksi kokoustilan varaaminen kannattaa aloittaa ajoissa?
Varhainen suunnittelu takaa parhaat mahdolliset tilat ja hinnat yrityksesi tarpeisiin. Suosituimmat kokoustilat Kotkassa varataan usein kuukausia etukäteen, erityisesti syys-marraskuun seminaarikaudelle ja kevään strategiapäiviin. Ajoissa varaamalla vältät pettymykset ja saat juuri haluamasi päivämäärän.
Varhainen varaaminen mahdollistaa myös tapahtuman kokonaisvaltaisen suunnittelun. Meillä Satama Areenalla on viisi kiinteäseinäistä kokoustilaa sekä muunneltava XS-sali, joka jaetaan ääntä eristävien väliseinien avulla jopa kuudeksi eri kokoustilaksi. Kun varaat ajoissa, voimme yhdessä suunnitella kokoustilojen optimaalisen käytön ja tekniset järjestelyt.
Ajoissa varaaminen tuo myös taloudellisia etuja. Varhaiset varaukset saavat usein parempia hintoja, ja budjetti pysyy hallinnassa kun kaikki kulut ovat tiedossa hyvissä ajoin. Lisäksi catering-palvelut ja mahdolliset lisäohjelmat onnistuu järjestää laadukkaasti kun aikaa on riittävästi.
Kuinka kauan etukäteen kokoustilat kannattaa varata?
Pienet kokoukset 10-30 henkilölle kannattaa varata 4-8 viikkoa etukäteen, kun taas suuremmat seminaarit ja tyky-päivät vaativat 2-4 kuukauden varoajan. Strategiapäivät ja vuosittaiset kickoff-tapahtumat tulisi varata jopa 6 kuukautta etukäteen varmistaaksesi halutun ajankohdan.
Sesonkivaihtelut vaikuttavat merkittävästi varausaikatauluun. Syyskuun alusta marraskuun loppuun on kiireisintä aikaa kokoustilojen suhteen, kun yritykset järjestävät strategiapäiviä ja henkilöstökoulutuksia. Kevään huhtikuu-toukokuu on myös suosittu aika tyky-päiville ja tiimien kehittämistilaisuuksille.
Joulukauden yritystapahtumat kannattaa varata jo elokuussa. Tammikuun kickoff-tapahtumat puolestaan varataan usein edellisen vuoden puolella. Satama Areenalla voit yhdistää kokouspaketit yleisötapahtumiin – esimerkiksi seminaaripäivän päätteeksi ryhmä voi osallistua samana iltana järjestettävään konserttiin tai kulttuuritapahtumaan.
Mitä asioita kannattaa miettiä ennen kokoustilan varaamista?
Osallistujamäärä määrittää tilan valinnan ja järjestelyt. Laske mukaan mahdolliset ylimääräiset osallistujat ja mieti tarvitseeko tilaa ryhmätöille. Tekniset tarpeet kuten esitystekniikka, äänentoisto ja valaistus tulee kartoittaa etukäteen tapahtuman sujuvuuden varmistamiseksi.
Catering-tarpeet riippuvat tapahtuman kestosta ja luonteesta. Puolen päivän seminaariin riittää kahvitarjoilu, kun taas koko päivän strategiapäivä vaatii lounaan ja mahdollisesti päivällisen. Ohjelma vaikuttaa tilan valintaan – tarvitseeko esimerkiksi esiintymislava tai erillinen ryhmätyötila.
Budjetti kannattaa suunnitella kokonaisuutena sisältäen tilan vuokran, catering-palvelut, tekniikan ja mahdolliset lisäohjelmat. Tapahtuman järjestäjälle tarkoitetuista palveluista löydät kattavat tiedot kokouspakettiemme sisällöstä ja hinnoittelusta.
Logistiikka tulee huomioida: pysäköinti, saavutettavuus julkisilla kulkuvälineillä ja mahdolliset majoitustarpeet. Satama Areena sijaitsee Kotkan Kantasatamassa, jonne on hyvät kulkuyhteydet ja riittävästi pysäköintitilaa.
Milloin on paras aika järjestää yrityksen kokous- tai virkistyspäivä?
Tiistai-torstai ovat tehokkaimpia viikonpäiviä kokouksille, kun osallistujien keskittyminen on parhaimmillaan. Syksy on suosituin aika strategiapäiville ja vuosisuunnittelulle, kun taas kevät sopii hyvin tyky-päiviin ja tiimien kehittämistilaisuuksiin ulkoaktiviteettien kanssa.
Vuodenajoista kevät ja alkusyksy tarjoavat parhaat puitteet yhdistää sisätilaisuus ulkoaktiviteetteihin. Kotkan merellinen sijainti mahdollistaa monipuoliset ohjelmat ympäri vuoden. Talvikuukaudet sopivat intensiivisiin sisätiloissa järjestettäviin koulutuksiin ja suunnittelupäiviin.
Ajoituksen suunnittelussa kannattaa hyödyntää Satama Areenan monipuolista tapahtumakalenteria. Voit yhdistää kokous- tai virkistyspäivän päätteeksi ryhmän osallistumisen yleisökonserttiin tai kulttuuritapahtumaan. Tämä tarjoaa yrityksellesi helppoa ohjelmaa ja tukee ryhmäytymistä seminaaripäivän tai strategiapäivän päätteeksi.
Ota yhteyttä myyntipalveluumme, niin suunnittelemme yhdessä täydellisen yhdistelmän kokoustilaa ja yleisötapahtumaa. Tämä luo ainutlaatuisen kokemuksen, joka jää varmasti mieleen ja vahvistaa työyhteisön yhteenkuuluvuutta meren äärellä Kotkan Kantasatamassa.