Kokoustilan vuokraus Helsingissä vaatii huolellista suunnittelua ja oikeiden tilojen valintaa menestyksekkään yritystilaisuuden järjestämiseen. Satama Areena tarjoaa modernit ja teknisesti varustetut kokoustilat, jotka soveltuvat täydellisesti liikeneuvotteluihin, koulutustilaisuuksiin, seminaareihin ja yritystapahtumiin. Tässä kattavassa oppaassa esittelemme 7 ammattimaisesti testattua vinkkiä onnistuneen kokoustapahtuman järjestämiseen.
Vinkki 1: Kartoita osallistujamäärä ja tilan koko etukäteen
Ensimmäinen askel onnistuneen tilaisuuden järjestämisessä on osallistujamäärän ja tilan tarpeiden tarkkaa kartoittamista. Mieti, kuinka monta osallistujaa odotat ja millainen tilan muunneltavuus on tärkeää. Satama Areenalla on viisi kiinteäseinistä kokoustilaa, ja XS-sali muuntuu ääntä eristävien väliseinien avulla jopa kuudeksi erikokoiseksi kokoustilaksi. Esimerkiksi L-sali tarjoaa istumapaikkoja jopa 1550 henkilölle tuoliriveissä, kun taas M-saliin mahtuu istuva illallinen 424 henkilölle pitkissä pöydissä.
Vinkki 2: Varmista teknisten tarpeiden riittävyys
Kartoita etukäteen kaikki esitystekniikan tarpeet. Satama Areenan tiloissa on käytettävissä moderni esitystekniikka: kiinteät näytöt, projektorit, valkokankaat ja äänentoistojärjestelmät. Langaton verkkoyhteys varmistaa sujuvan yhteydenpidon ja esitysten toimivuuden. Tekninen palvelu varmistaa, että kaikki esitystekniikka toimii moitteettomasti.
Vinkki 3: Huomioi sijainti ja saavutettavuus
Valitse kokoustila, joka on helposti saavutettavissa osallistujille. Satama Areena sijaitsee Helsingin Ruoholahdessa, ja tilat ovat esteettömiä ja hyvin liikenneyhteyksien varrella. Huomioi myös pysäköintimahdollisuudet ja julkisen liikenteen yhteydet.
Vinkki 4: Suunnittele catering ajoissa
Hyvin suunniteltu tarjoilu on osa onnistunutta tilaisuutta. Satama Areenan ravintola- ja catering-palvelut huolehtivat tilaisuutesi tarjoiluista. Kokouspaketteihin sisältyy virkistävät tarjoilut: aamupäivän kahvitori, lounasbuffet ja iltapäivän kahvitori. Koko päivän kokouspaketti alkaen 54 € per henkilö, puolen päivän paketti 42,50 € per henkilö (sis. ALV).
Vinkki 5: Varaudu teknisiin ongelmiin
Varmista, että sinulla on varasuunnitelma teknisten ongelmien varalle. Satama Areenan tekninen palvelu on käytettävissä koko tapahtuman ajan, mutta hyvä on silti testata kaikki laitteet etukäteen ja sopia selkeät vastuualueet teknisen henkilöstön kanssa.
Vinkki 6: Huolehdi osallistujien mukavuudesta
Tilojen muunneltavuus mahdollistaa optimaalisen osallistujakokemuksen. S-saliin kuuluu nouseva katsomo, joka voidaan ajaa esiin kolmessa eri lohkossa, ja XS-sali tarjoaa VIP-tason kokouskokemuksen. Varmista riittävät tauot, hyvä ilmanvaihto ja mukavat istuimet pitkissä tilaisuuksissa.
Vinkki 7: Testaa kaikki etukäteen
Järjestä esitestaus ennen varsinaista tilaisuutta. Käy läpi esitykset, testaa tekniikka, tarkista tarjoilujen toimivuus ja varmista, että kaikki osallistujat löytävät perille. Satama Areenan kokouspakettiratkaisut sisältävät persoonallisesti kalustetun tilan ja kaikki tarvittavat palvelut, mikä tekee esitestauksesta sujuvaa.
Lisätietoja kokouspaketeistamme ja hinnoistamme löydät verkkosivuiltamme: Satama Areena – Kokouspaketit
Yhteenveto
Kokoustilan vuokraus Satama Areenalta tarjoaa monipuoliset ja muunneltavat tilat, jotka sopivat erinomaisesti erilaisiin yritystapahtumiin. Näiden 7 vinkin avulla voit järjestää onnistuneen tilaisuuden, jossa tilojen joustavuus, moderni esitystekniikka ja kattavat kokouspaketit tekevät tapahtumasta sujuvan ja vaikuttavan. Ota yhteyttä myyntipalveluumme ja varaa sopivin tila seuraavaa tilaisuuttasi varten. Satama Areena on mahdollisuuksien talo, joka tarjoaa puitteet onnistuneelle tapahtumalle.
