Valtakunnalliset Kirkon viestintäpäivät kokosi 200 viestinnän ammattilaista Kotkaan kolmipäiväiseen koulutus- ja verkostoitumistapahtumaan. Satama Areenan monipuoliset tapahtumatilat, toimiva tekniikka ja sujuvat palvelut loivat puitteet kahden päivän onnistuneelle seminaarille, joka sai osallistujilta runsaasti positiivista palautetta. Tapahtuma osoitti samalla, kuinka Kotkan kasvava tapahtuma- ja majoituskapasiteetti mahdollistaa yhä suurempien valtakunnallisten seminaarien, koulutusten ja yritystapahtumien järjestämisen Kotkassa.
Uudet tapahtumat tarvitsevat oikeat puitteet
Kun Kirkon viestintäpäivät järjestettiin Kotkassa, kyse ei ollut pelkästään hyvin onnistuneesta seminaarista. Tapahtuma osoitti konkreettisesti, miten modernit tapahtumatilat, riittävä majoituskapasiteetti ja sujuvat palvelut mahdollistavat aiempaa suurempien yritys- ja koulutustapahtumien järjestämisen myös perinteisten tapahtumakaupunkien ulkopuolella.
Kirkon viestintäpäivät on valtakunnallinen koulutus- ja verkostoitumistapahtuma, joka on perinteisesti kiertänyt eri puolilla Suomea. Tapahtuman pääjärjestäjänä toimii Kirkkohallitus yhdessä paikallisen seurakunnan kanssa.
Kotka-Kymin seurakunnan hallinto- ja viestintäpäällikkö Emilia Pulkki kertoo, että tapahtuman tuominen Kotkaan oli pitkään toiveissa, mutta käytännössä se ei ole ollut mahdollista aiemmin.
”Meillä ei ole ollut mahdollisuutta järjestää tämän kokoluokan tapahtumaa Kotkassa aiemmin. Vasta kun alueelle saatiin Satama Areenan myötä riittävät tapahtumatilat ja Kotkan Seurahuoneen laajennuksessa lisää majoituskapasiteettia, Kirkon viestintäpäivien järjestäminen täällä tuli mahdolliseksi.”
200 osallistujan tapahtuma edellytti suurta yhteistä tapahtumatilaa, useita ryhmätyötiloja sekä mahdollisuutta majoittaa osallistujat kaupungissa. Satama Areena ja alueen kehittyneet palvelut vastasivat tähän tarpeeseen.
Kolmipäiväinen seminaari yhdisti koulutuksen ja verkostoitumisen
Kirkon viestintäpäivät on kolmipäiväinen tapahtumakokonaisuus, jonka keskiössä ovat ajankohtaiset koulutussisällöt, asiantuntijaluennot, työpajat ja kollegoiden välinen verkostoituminen.
Tapahtumien ja seminaarien järjestämisessä tilojen toimivuus ja muokattavuus vaikuttavat suoraan osallistujakokemukseen. Areena-tapahtumatilan lisäksi tarvittiin erikokoisia kokoushuoneita työpajaohjelman toteuttamiseen.
Pulkki korostaa, että tapahtuman tavoitteina olivat ennen kaikkea osaamisen kehittäminen, ajankohtaisen tiedon jakaminen ja ammatillisten verkostojen vahvistaminen.
”Tällaisissa koulutustapahtumissa tärkeää ovat ajankohtaiset sisällöt, kollegoiden kohtaaminen ja mahdollisuus oppia uutta. Tilojen ja palveluiden pitää tukea kaikkia näitä tavoitteita.”
Tapahtumatilat keräsivät osallistujilta paljon kiitosta
Monille osallistujille vierailu Kotkassa ja Satama Areenassa oli ensimmäinen. Ensivaikutelma jätti jälkensä.
”Kun osallistujat tulivat rakennukseen sisään, monelta tuli heti sellainen vau-reaktio.”
Erityisesti avarat tilat, näyttävä Promenadi-aula sekä rakennuksen arkkitehtuuri saivat runsaasti positiivista palautetta. Myös ryhmätyötilat tukivat työpajatyöskentelyä erinomaisesti.
Yläkerran kokoustiloissa käytössä olivat valmiit näytöt, pöydät ja muut ryhmätyöskentelyä tukevat ratkaisut, joiden ansiosta työpajojen toteuttaminen oli sujuvaa.
”Tilat olivat avarat, siistit ja toimivat. Ne loivat tapahtumalle laadukkaan ympäristön ja tukivat hyvin sekä luentoja että työpajatyöskentelyä.”
Sujuvat tapahtumapalvelut näkyivät osallistujakokemuksessa
Onnistunut yritystapahtuma tai seminaari koostuu monista yksityiskohdista. Satama Areenalla tapahtumajärjestäjän huomio kiinnittyi erityisesti siihen, kuinka vaivattomasti käytännön järjestelyt toimivat.
”Ruokailut sujuivat ilman merkittäviä jonoja, tiloissa oli riittävästi kapasiteettia suurelle osallistujamäärälle, ja myös erityisruokavaliot huomioitiin onnistuneesti. Käytännön järjestelyistä tuli paljon hyvää palautetta. Tilaa oli riittävästi ja ruokailut toimivat erittäin hyvin.”
Erityistä kiitosta sai myös keittiön kyky huomioida poikkeuksellisen suuri määrä erityisruokavalioita.
”Yli puolella osallistujista oli jonkinlainen erityisruokavalio, mutta kaikki sujui todella hyvin. Osallistujien ei tarvinnut huolehtia siitä, mitä he voivat syödä.”
Tapahtumatekniikka ja yhteistyö olivat onnistumisen avaintekijöitä
Kirkon viestintäpäivien ohjelma sisälsi luentojen lisäksi paneelikeskusteluja, puheenvuoroja, ja työpajoja sekä kaikille avoimen jumalanpalveluksen, Albatrossi-messun. Monipuolinen ohjelma asetti korkeita vaatimuksia tapahtumatekniikalle.
Pulkki nostaa esiin erityisesti teknisen henkilöstön ammattitaidon ja joustavan yhteistyön tapahtumatuotannon kanssa tapahtuman valmisteluvaiheesta toteutukseen asti.
”Tekninen toteutus ansaitsee täyden kympin. Ohjelmassa oli hyvin erilaisia osuuksia, mutta kaikki toimi moitteettomasti.”
Yhteistyö Satama Areenan henkilökunnan kanssa sai kiitosta koko suunnitteluprosessin ajan.
”Asioista oli helppo sopia, yhteydenpito oli sujuvaa ja kaikilla oli yhteinen ymmärrys siitä, mitä haluttiin toteuttaa. Ammattitaitoinen tapahtumatiimi vaikutti merkittävästi kokonaisuuden onnistumiseen.”
Onnistuneen seminaarin avaintekijät: tilat, palvelut ja yhteistyö
Kirkon viestintäpäivien järjestelyistä vastannut Pulkki nostaa Satama Areenan keskeisiksi vahvuuksiksi kolme tekijää, jotka vaikuttivat merkittävästi tapahtuman onnistumiseen ja osallistujakokemukseen:
- Toimivat ja monipuoliset tapahtumatilat, jotka mahdollistivat niin yhteiset luento-osuudet kuin työpajat ja verkostoitumisen.
- Sujuva yhteistyö tapahtumajärjestäjän ja tapahtumapaikan välillä, mikä teki suunnittelusta ja toteutuksesta vaivatonta.
- Laadukkaat palvelut, ruokailut ja tekninen toteutus, joiden ansiosta tapahtuman käytännön järjestelyt toimivat saumattomasti alusta loppuun.
Kirkon viestintäpäivät osoittivat, että Satama Areena tarjoaa erinomaiset puitteet seminaarien, koulutustapahtumien, konferenssien ja muiden yritystapahtumien järjestämiseen. Samalla tapahtuma konkretisoi, kuinka Kotkan kasvava tapahtuma- ja majoituskapasiteetti mahdollistaa yhä suurempien valtakunnallisten tapahtumien tuomisen kaupunkiin.
Oletko järjestämässä yritystapahtumaa ?
Satama Areenan tapahtumatiloja voidaan jakaa ja yhdistellä erilaisten tarpeiden mukaan joustavasti ja helposti erikokoisiksi tiloiksi. Tilaa saleissa on yhteensä 2 340 neliötä peräti 3 200 hengelle.
Satama Areenalla tapahtuman järjestäminen on mutkatonta. Huipputekniikka ja tapahtumatuotantomme luovat tapahtumasta elämyksen. Toiveidenne mukaiset herkulliset ja korkeatasoiset tarjoilut valmistetaan Satama Areenan omassa ravintolassa.
Ota yhteyttä ja suunnitellaan seuraavasta tapahtumastasi elämys.
Pyydä tarjous tapahtuman järjestämisestä Satama Areenalla
Tapahtuman järjestämiseen liittyvissä kysymyksissä täytä tarjouspyyntölomake tai ole yhteydessä myyntipalveluumme! Kaikki yhteystietomme löydät yhteystiedot-sivulta.
Niina Turunen
Myynti- ja markkinointijohtaja
+358 50 441 7788
niina.turunen@satama.fi
Yritystapahtumat aluetalouden vauhdittajina
Yritystapahtumat ja tapahtumamatkailu ovat yksi Kotkan merkittävimmistä aluetalouden vauhdittajista. Cursor Oy:n teettämän tutkimuksen mukaan tapahtumien taloudelliset vaikutukset syntyvät erityisesti kävijöiden kulutuksesta tapahtumapaikkakunnalla ja merkittävimmät tulonlähteet ovat majoitus-, ravintola- ja muut palvelut. Tutkimuksen tulosten perusteella esimerkiksi 70 hengen kaksipäiväinen yritystapahtuma voi tuottaa alueelle 40 000–100 000 euroa matkailutuloa riippuen käytetyistä paikallisista palveluista.