Tietosuojaseloste
Kotkan tapahtumakeskus Oy:n markkinointirekisterin tietosuojaseloste.
1. Rekisterin pitäjä
Kotkan tapahtumakeskus Oy, Y-tunnus 3138054-4
Tornatorintie 102, 48100 Kotka
2. Yhteystiedot rekisteriasioissa
Satama Areena / Kotkan tapahtumakeskus oy
Tornatorintie 102, 48100 Kotka
puhelin: +358 40 714 2810
sähköposti: info@satama.fi
3. Rekisterin nimi
Kotkan tapahtumakeskus Oy / Satama Areenan markkinointirekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittely perustuu Kotkan tapahtumakeskus Oy:n oikeutettuun etuun (asiakassuhde ja suoramarkkinointi), rekisteröidyn tekemien tiedustelujen ja uutiskirjeiden tilausten toteuttamiseen rekisteröidyn pyynnöstä sekä rekisteröidyn suostumukseen silloin, kun se on tarpeen sähköisen suoramarkkinoinnin lähettämistä varten.
Henkilötietojen käyttötarkoituksia ovat Kotkan tapahtumakeskus Oy:n tuotteiden ja palveluiden myynti, tarjoaminen, tuottaminen ja kehittäminen sekä suoramarkkinointi (kirje-, puhelin- ja sähköinen suoramarkkinointi) ja verkkomainonta sekä niiden kohdentaminen, mielipide- ja markkinatutkimusten toteuttaminen, markkinointikilpailujen ja -arvontojen järjestäminen. Tietoja käytetään myös Kotkan tapahtumakeskus Oy:n liiketoiminnan ja palveluiden suunnittelemiseen ja kehittämiseen.
5. Rekisterin tietoseloste ja rekisteröidyt ryhmät
Rekisteri sisältää seuraavia tietoja potentiaalisista asiakkaista, asiakkaista ja uutiskirjeen tilaajista:
- Rekisteröidyn perustiedot: Nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
- Ammattititteli, työskentelyorganisaatio
- Rekisteröidyn ilmoittamat mielenkiinnon kohteet sekä rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet
- Sivuston käyttö- ja selailutiedot; rekisteröidyn laitetta koskevat tiedot, kuten IP-osoite
- Markkinointikiellot ja -suostumukset
- Mahdolliset rekisteröidyn itsensä antamat muut tiedot
- Tietoja sosiaalisen median käytöstä; esim. satama.fi-verkkosivustolla voi olla sosiaalisen median toimintoja, kuten Facebookin tykkäys- ja jakamispainikkeet. Keräämme tietoa näiden toiminnallisuuksien käytöstä. Lue kyseisen yrityksen tietosuojakäytännöt saadaksesi lisätietoa.
6. Tietolähteet
Rekisterin tiedot kerätään säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään palveluiden ja verkkosivuston käytön, yhteydenottopyynnön tai muun lomakkeen täytön tai muun asioinnin tai tapahtumiin osallistumisen yhteydessä saaduista tiedoista. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös väestörekisteristä ja muista vastaavista julkisista ja yksityisistä rekistereistä.
7. Tietojen luovutukset ja tietojen siirto sekä siirrot EU:n tai Euroopan alueen ulkopuolelle
Kotkan tapahtumakeskus Oy ei säännönmukaisesti luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille. Tietoja voidaan kuitenkin satunnaisesti luovuta lain mukaisesti Kotkan tapahtumakeskus Oy:n valikoimille yhteistyökumppaneille suoramarkkinointitarkoituksiin, ellei rekisteröity ole kieltänyt tietojensa tällaista käsittelyä ja luovuttamista.
Kotkan tapahtumakeskus Oy käyttää ulkopuolista palveluntarjoajia (alihankkijoita) tämän selosteen mukaisten tehtävien hoitamiseen. Näitä alihankkijoita ovat esimerkiksi ICT-, markkinointi- ja viestintäpalvelujen tuottajat. Tällöin henkilötietoja voidaan siirtää alihankkijoille siinä määrin kuin se on tarpeen palvelujen toteuttamiseksi. Nämä alihankkijat käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti. Kotkan tapahtumakeskus Oy varmistaa henkilötietoja käsittelevien alihankkijoidensa kanssa tehtävillä tietojenkäsittelysopimuksilla tietosuojan toteutumisen.
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Mikäli henkilötietoja poikkeuksellisesti siirretään EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, Kotkan tapahtumakeskus Oy huolehtii riittävästä tietosuojan tasosta käyttämällä EU:n komission hyväksymiä mallilausekkeita.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä tietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Kotkan tapahtumakeskus Oy arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti, jonka lisäksi se huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, markkina- ja mielipidetutkimusta tai näihin liittyvää profilointia varten. Tällainen kielto voidaan antaa milloin tahansa rekisterin yhteyshenkilölle tai esimerkiksi poistumalla postituslistalta markkinointiviestissä ohjeistetulla tavalla.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia tietojen oikaisua ja poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista, peruuttaa antamansa suostumus sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.