Miten järjestää onnistunut yritystapahtuma yli tuhannelle osallistujalle? S-ryhmän S-Päällikköpäivä Satama Areenalla osoitti, että toimivat tapahtumatilat, laadukas tapahtumatekniikka ja vahva kumppaniyhteistyö luovat onnistuneen perustan elämyksellisille yritystapahtumille.
Suurten yritystapahtumien järjestäminen vaatii ennen kaikkea toimivat tilat, sujuvaa logistiikkaa ja elämyksellisen osallistujakokemuksen. Kun S-ryhmän S-Päällikköpäivän järjestämispaikaksi valittiin Kotkan Satama Areena, tavoitteena oli luoda tapahtuma, jossa 1300 osallistujaa voi kokoontua saman katon alle verkostoitumaan, oppimaan ja juhlistamaan onnistumisia.
Lopputuloksena syntyi tapahtuma, jota osallistujat kuvasivat palautteessaan jopa kaikkien aikojen parhaaksi päällikköpäiväksi.
Onnistunut tapahtuma syntyy vaikuttavasta sisällöstä
Toimivat tilat, tapahtumatekniikka ja sujuvat järjestelyt ovat onnistuneen tapahtuman tärkeitä edellytyksiä, mutta S-Päällikköpäivän todellinen vaikuttavuus rakentui merkityksellisen sisällön ympärille. Tapahtuman tavoitteena oli vahvistaa yhteistä suuntaa, tuoda strategia lähelle arkea ja luoda tilaa kohtaamisille, keskusteluille ja yhteiselle oivaltamiselle.
“Tapahtuman onnistuminen lähtee aina siitä, että osallistujat kokevat ajan hyvin käytetyksi. Silloin ohjelmassa on oltava selkeä punainen lanka, puhujien ja sisältöjen pitää tukea yhteisiä tavoitteita ja keskusteluiden synnyttää ymmärrystä siitä, mitä haluamme yhdessä saavuttaa. Tilat, tekniikka ja järjestelyt ovat tämän mahdollistajia”, tiivistää S-ryhmän S-Päällikköpäivän projektipäällikkönä toiminut Marika Palsio.
Kun yli 1300 päällikköä kokoontui saman katon alle, yhteinen tila loi puitteet juuri sille, mikä oli tapahtuman tärkein tavoite: vahvistaa yhteenkuuluvuutta, jakaa onnistumisia ja rakentaa yhteistä tulevaisuuden näkymää. Parhaimmillaan tapahtumapaikka ei ole vain näyttämö ohjelmalle, vaan mahdollistaa yhteisen kokemuksen, jossa viestit, puheenvuorot ja kohtaamiset vahvistavat toisiaan.
Suurtapahtuma tarvitsee tilat, jotka on suunniteltu tapahtumille
S-Päällikköpäivän tapahtumapaikan valinnassa tärkeintä oli löytää tila, joka pystyy vastaanottamaan suuren osallistujamäärän ilman kompromisseja.
“Suomessa ei ole kovin monta tapahtumapaikkaa, jossa voidaan pyörittää näin suurta joukkoa osallistujia. Satama Areenassa ratkaisevaa oli se, että kaikki mahtuivat samaan tilaan. Meille on erittäin tärkeää, että ihmiset kokevat tapahtuman yhdessä eivätkä seuraa sitä eri tiloista näyttöjen välityksellä.”
S-Päällikköpäivän keskeisiä tavoitteita ovat strategian jalkauttaminen, verkostoituminen ja päälliköiden palkitseminen. Siksi yhteinen tila koettiin tapahtuman onnistumisen kannalta välttämättömäksi.
Tasapuolinen osallistujakokemus onnistuneen yritystapahtuman ytimessä
S-Päällikköpäivän järjestäjille yksi tärkeimmistä tavoitteista oli varmistaa, että jokainen osallistuja saa yhtä laadukkaan kokemuksen riippumatta siitä, missä kohtaa salia istuu.
“Ajattelemme jokaisessa suunnittelupalaverissa vieraskokemusta. Kaikki maksavat osallistumisestaan saman hinnan, joten kaikkien pitää saada yhtä hyvä kokemus.”
Palsion mukaan Satama Areenan suuri Areena-tapahtumasali, laadukas tapahtumatekniikka ja huolellinen tilasuunnittelu tukivat tavoitetta erinomaisesti.
“Kaikki näkivät ja kuulivat hyvin. Käytimme paljon aikaa siihen, ettei kenellekään jää näkymän eteen kameroita tai muita esteitä. Saadun palautteen perusteella osallistujat kokivat tapahtuman hyvin tasapuoliseksi.”
Majoitusratkaisu osoitti, että suuria yritystapahtumia voidaan järjestää myös kasvukeskusten ulkopuolella
Yksi suurten tapahtumien järjestämiseen Kotkassa liittyvistä ennakkoluuloista koskee majoituskapasiteettia. Päällikköpäivän osallistujat majoittuivat Kotkan lisäksi Kouvolassa, muissa lähialueen kohteissa sekä Helsinki-Vantaan lentokentän läheisyydessä.
Palsion mukaan ratkaisu osoittautui toimivaksi.
“Haluan kannustaa tapahtumajärjestäjiä ajattelemaan rohkeasti uudella tavalla. Vaikka hotellihuoneita ei olisi yhdessä kaupungissa riittävästi, kokonaisuus voidaan rakentaa toimivaksi hyvällä suunnittelulla ja kuljetusjärjestelyillä.”
Huolellinen ennakkoviestintä, järjestetty bussiliikenne ja alueen yhteistyökumppaneiden tuki mahdollistivat sujuvan kokonaisuuden myös poikkeuksellisessa majoitusmallissa.
Ketterä yhteistyö helpotti järjestäjän työtä
Suurissa yritystapahtumissa suunnitelmat muuttuvat usein viime hetkellä. Palsion mukaan yksi onnistumisen avaimista oli Satama Areenan henkilöstön nopea reagointikyky.
“Kun tarvitsimme vielä aivan viime hetkellä neljä esittelyautoa tapahtuma-alueelle, asia järjestyi käytännössä kahdella viestillä. Se kertoo ketterästä toimintatavasta.”
Järjestäjän näkökulmasta tärkeää oli myös se, että tapahtumapaikan henkilöstö oli aidosti mukana ratkaisemassa käytännön haasteita.
”Minulle jäi vahva tunne siitä, että Satama Areenalla oltiin asiakkaan puolella. Aina kun tarvitsimme apua tai paikalle jonkun ratkaisemaan asioita, se onnistui nopeasti.”
Satama Areenan vahvuudet näkyvät käytännössä
Kun Palsio tiivistää Satama Areenan suurimmat vahvuudet, vastaus on selkeä.
“Tämä on paikka, joka on tehty tapahtumille.”
Hänen mukaansa vahvuudet näkyvät monessa yksityiskohdassa: muunneltavissa tiloissa, toimivassa logistiikassa, riittävässä pysäköintikapasiteetissa, kiinteässä tapahtumatekniikassa sekä poikkeuksellisen hyvässä akustiikassa.
“Äänieristys isossa salissa oli todella vaikuttava. Vaikka Promenadi-aulassa ja Lounge-tilassa tarjoillun illallisen aikana tehtiin Areena-tilan lavalla iltaohjelman soundcheckiä, sitä ei kuulunut salin ulkopuolelle. Tällaiset asiat tekevät tapahtuman järjestämisestä huomattavasti helpompaa.”
S-Päällikköpäivän onnistuminen ei syntynyt yhdestä tekijästä, vaan toimivasta kokonaisuudesta. Vaikuttavan perustan loivat huolellisesti rakennettu sisältö, selkeä punainen lanka ja puheenvuorot, jotka tukivat S-ryhmän yhteisiä tavoitteita. Satama Areenan tilat, tekniset ratkaisut, logistiikka ja kumppanuudet mahdollistivat sen, että tämä sisältö voitiin kokea yhdessä vaikuttavasti. Kun sisältö ja toteutus tukevat toisiaan, syntyy tapahtuma, joka jättää pysyvän muistijäljen.
“Saavutimme tavoitteemme, jätimme osallistujille positiivisen muistijäljen. Se on tällaisen tapahtuman tärkein onnistumisen mittari.”
Oletko järjestämässä yritystapahtumaa ?
Satama Areenan tapahtumatiloja voidaan jakaa ja yhdistellä erilaisten tarpeiden mukaan joustavasti ja helposti erikokoisiksi tiloiksi. Tilaa saleissa on yhteensä 2 340 neliötä peräti 3 200 hengelle.
Satama Areenalla tapahtuman järjestäminen on mutkatonta. Huipputekniikka ja tapahtumatuotantomme luovat tapahtumasta elämyksen. Toiveidenne mukaiset herkulliset ja korkeatasoiset tarjoilut valmistetaan Satama Areenan omassa ravintolassa.
Ota yhteyttä ja suunnitellaan seuraavasta tapahtumastasi elämys.
Pyydä tarjous tapahtuman järjestämisestä Satama Areenalla
Tapahtuman järjestämiseen liittyvissä kysymyksissä täytä tarjouspyyntölomake tai ole yhteydessä myyntipalveluumme! Kaikki yhteystietomme löydät yhteystiedot-sivulta.
Niina Turunen
Myynti- ja markkinointijohtaja
+358 50 441 7788
niina.turunen@satama.fi
Yritystapahtumat aluetalouden vauhdittajina
Yritystapahtumat ja tapahtumamatkailu ovat yksi Kotkan merkittävimmistä aluetalouden vauhdittajista. Cursor Oy:n teettämän tutkimuksen mukaan tapahtumien taloudelliset vaikutukset syntyvät erityisesti kävijöiden kulutuksesta tapahtumapaikkakunnalla ja merkittävimmät tulonlähteet ovat majoitus-, ravintola- ja muut palvelut. Tutkimuksen tulosten perusteella esimerkiksi 70 hengen kaksipäiväinen yritystapahtuma voi tuottaa alueelle 40 000–100 000 euroa matkailutuloa riippuen käytetyistä paikallisista palveluista.