Pikkujoulukausi on vuoden kiireisintä aikaa tapahtumatilojen varauskalentereissa. Kun yritykset ja ryhmät alkavat suunnitella joulukauden tilaisuuksiaan, suosituimmat päivämäärät täyttyvät yllättävän nopeasti. Pikkujoulujen ajankohta ja tilan varaaminen ajoissa ovat ratkaisevassa roolissa sen kannalta, saadaanko juuri oikea tila juuri oikeaan päivään.
Tässä artikkelissa käymme läpi, milloin pikkujoulutilan varaus kannattaa tehdä, mitkä ajankohdat ovat kaikkein kysytyimpiä ja miten muunneltava tapahtumatila helpottaa koko suunnitteluprosessia.
Suosituimmat pikkujouluajat varautuvat nopeasti
Pikkujoulusesonki ajoittuu perinteisesti marraskuun puolivälistä joulukuun puoliväliin. Tämä noin neljän viikon ikkuna on kaikkien yritysten ja ryhmien yhteinen kilpakohde, mikä tarkoittaa, että parhaat viikonloput täyttyvät kuukausien, jopa puolen vuoden, etukäteen.
Erityisen kovaa kysyntää kohdistuu perjantai- ja lauantai-iltoihin, sillä ne sopivat parhaiten henkilöstöjuhliin ja yritystilaisuuksiin. Marraskuun viimeiset viikonloput ja joulukuun ensimmäiset kaksi viikonloppua ovat käytännössä aina ensimmäisinä varattuja. Jos yritys haluaa järjestää pikkujoulut juuri näinä aikoina, varauksen lykkääminen syksyyn saattaa tarkoittaa, että haluttu päivä on jo mennyt.
Viikolla järjestettävät pikkujoulut ovat kuitenkin yleistyneet, ja hyvästä syystä. Tiistai-, keskiviikko- ja torstai-illat tarjoavat usein enemmän joustavuutta niin tilan saatavuuden kuin hinnoittelunkin suhteen. Monelle yritykselle arki-ilta voi olla jopa käytännöllisempi vaihtoehto, kun henkilöstön ei tarvitse matkustaa viikonlopun yli.
Paras ajankohta varaukselle on loppukesä tai syksy
Varauksen tekeminen hyvissä ajoin on yksinkertaisesti paras tapa varmistaa haluamansa ajankohta. Käytännön kokemus tapahtuma-alalta osoittaa, että loppukesä eli elo-syyskuu on ihanteellinen aika tehdä pikkujouluvaraus.
Tähän mennessä useimmat yritykset ovat jo hahmotelleet vuoden loppupuolen aikataulunsa, henkilöstömäärät ovat tiedossa ja budjetti on suunniteltu. Varhainen varaus antaa myös aikaa suunnitella tapahtuman ohjelma, ruokailu ja mahdolliset kuljetukset rauhassa ilman viime hetken kiirettä.
Lokakuussa tehty varaus on vielä hyvä, mutta suosituimpien päivämäärien osalta valinnanvara alkaa kaventua. Marraskuussa varauksia tekevät yritykset joutuvat usein tyytymään jäljellä oleviin ajankohtiin tai pienempiin tiloihin. Mitä aiemmin liikkeelle lähtee, sitä paremmin pystyy vaikuttamaan tapahtuman kokonaisuuteen.
Tilan koko ja esitystekniikka vaikuttavat aikatauluun
Pikkujoulutilan valintaan vaikuttaa luonnollisesti osallistujamäärä, mutta myös tapahtuman luonne ja tekniset vaatimukset asettavat omat ehtonsa aikataulusuunnittelulle. Suurtapahtumia varten tarvittavat tilat ovat harvinaisempia, ja niiden varauskalenterit täyttyvät pienempien tilojen kalentereita nopeammin.
Jos tilaisuuteen kuuluu esiintyjiä, esityksiä tai muuta ohjelmaa, joka edellyttää laadukasta ääni- ja valotekniikkaa eli esitystekniikkaa, on tärkeää varmistaa jo varausvaiheessa, että tila pystyy vastaamaan näihin tarpeisiin. Tämä lisää koordinointia tapahtumapaikan kanssa ja puoltaa entisestään varhaista yhteydenottoa.
Suuremmissa tilaisuuksissa, joihin osallistuu satoja henkilöitä, tarvitaan myös enemmän suunnitteluaikaa ruokailujärjestelyjen, istumapaikkojen ja ohjelman sovittamiseksi yhteen. Mitä monimutkaisempi tapahtuma, sitä enemmän aikaa sen onnistunut toteutus vaatii. Tapahtumatilat kannattaa kartoittaa jo suunnitteluvaiheessa, jotta tilan soveltuvuus voidaan arvioida realistisesti ennen varauksen tekemistä.
Muunneltava tila helpottaa pikkujoulujen suunnittelua
Yksi käytännöllisimmistä asioista pikkujouluja suunniteltaessa on löytää tila, joka mukautuu tapahtuman henkilömäärän ja luonteen mukaan. Muunneltava tapahtumatila poistaa monta suunnitteluvaiheen päänsärkyä.
Satama Areenalla Kotkan Kantasatamassa tilat skaalautuvat pienistä ryhmätilaisuuksista aina 2200 hengen suurtapahtumiin. Tämä tarkoittaa, että sama paikka palvelee niin 30 hengen tiimitilaisuutta kuin koko henkilöstön yhteistä juhlailtaa. Merellinen ympäristö ja arkkitehtuurisesti vaikuttava rakennus luovat puitteet, jotka erottuvat tavanomaisista kokoustiloista ja jäävät mieleen.
Muunneltavuus on erityisen arvokasta silloin, kun osallistujamäärä ei ole heti varausvaiheessa täysin selvillä. Joustava tila antaa mahdollisuuden tarkentaa järjestelyjä myöhemmin ilman, että koko varaus täytyy tehdä uudelleen. Tämä vähentää stressiä ja tekee suunnitteluprosessista sujuvampaa.
Tapahtumakeskus Kotkassa tarjoaa myös sen edun, että kaikki tarvittava löytyy yhdestä paikasta. Kun esitystekniikka, ruokailumahdollisuudet ja ammattitaitoinen tapahtumahenkilökunta ovat saman katon alla, koordinointi helpottuu huomattavasti. Järjestä tapahtuma yhdessä kokeneen tiimin kanssa, joka auttaa rakentamaan kokonaisuuden alusta loppuun.
Pikkujoulujen suunnittelu kannattaa aloittaa hyvissä ajoin, sillä parhaat ajankohdat ja tilat menevät nopeasti. Ota yhteyttä jo loppukesästä ja varmista yrityksellesi tai ryhmällesi paikka, joka tekee vuoden viimeisestä yhteisestä hetkestä unohtumattoman. Ota yhteyttä ja selvitetään yhdessä, millainen pikkujoulupaketti sopii juuri teille.