Onnistuneet pikkujoulut henkilöstölle syntyvät hyvissä ajoin tehdystä suunnittelusta, selkeästä budjetista ja ohjelmasta, joka sopii juuri teidän tiimillenne. Henkilöstöjuhlien onnistuminen ei vaadi täydellistä käsikirjoitusta, mutta muutama keskeinen päätös kannattaa tehdä ennen kuin kalenteri täyttyy. Tässä artikkelissa käymme läpi tärkeimmät kysymykset pikkujoulujen suunnittelun tueksi.
Milloin pikkujoulujen suunnittelu kannattaa aloittaa?
Pikkujoulujen suunnittelu kannattaa aloittaa viimeistään elokuussa, mieluiten jo kesällä. Suositut pikkujoulupaikat ja -päivämäärät täyttyvät nopeasti, ja syys-lokakuussa parhaista ajankohdista on usein jo pulaa. Mitä suurempi henkilöstötapahtuma, sitä aikaisemmin liikkeelle kannattaa lähteä.
Käytännössä yrityksen pikkujoulujen järjestäminen vaatii useamman viikon tai kuukauden valmistelua. Tilan varauksen lisäksi pitää sopia ruokailusta, mahdollisesta ohjelmasta sekä kuljetuksista. Jos tapahtumaan kuuluu ulkopuolisia esiintyjiä tai erityistä tekniikkaa, aikatauluun on lisättävä vielä neuvottelu- ja sopimusvaihe.
Isommille ryhmille, yli sadan hengen tilaisuuksille, suosittelemme varauksen tekemistä jo keväällä. Näin varmistatte parhaan mahdollisen ajankohdan ja riittävästi aikaa yksityiskohtien hiomiseen.
Mikä tekee pikkujouluista onnistuneet henkilöstön mielestä?
Henkilöstön mielestä onnistuneet pikkujoulut yhdistävät rentoa yhdessäoloa, hyvää ruokaa ja tunnelmaa, joka eroaa tavallisesta arjesta. Tärkeintä ei ole tapahtuman hinta tai näyttävyys, vaan se, että jokainen kokee tulleensa huomioiduksi ja viihtyy illan aikana.
Henkilöstöjuhlien onnistumiseen vaikuttavat erityisesti seuraavat tekijät:
- Yhteisöllisyys: Ohjelma, joka kannustaa tutustumaan kollegoihin myös eri tiimeistä
- Tunnelma: Tila ja ympäristö, jotka eroavat selvästi toimistosta tai kokoushuoneesta
- Ruoka ja juoma: Laadukas tarjoilu, joka huomioi erilaiset ruokavaliot
- Sopiva ohjelma: Aktiviteetteja on tarpeeksi, mutta vapaallekin ajalle jää tilaa
- Sujuvuus: Logistiikka toimii, eikä kukaan joudu odottelemaan tai ihmettelemään
Henkilöstö arvostaa erityisesti sitä, että työnantaja on nähnyt vaivaa tapahtuman eteen. Ainutlaatuinen pikkujoulupaikka tai yllättävä ohjelmanumero jää mieleen pitkään ja vahvistaa positiivista työnantajakuvaa.
Miten valita sopiva pikkujoulupaikka yritykselle?
Sopiva pikkujoulupaikka yritykselle valitaan henkilömäärän, sijainnin, tilojen joustavuuden ja tunnelman perusteella. Paikan täytyy käytännössä sopia ryhmän kokoon, olla saavutettavissa ja tarjota riittävät puitteet sekä ruokailulle että mahdolliselle ohjelmalle.
Pikkujoulupaikkaa valitessa kannattaa käydä läpi ainakin nämä kysymykset:
- Kuinka monta henkilöä tilaisuuteen osallistuu?
- Miten vieraat pääsevät paikalle, onko parkkitilaa tai julkinen liikenne lähellä?
- Tarjoaako paikka ruokailun, vai pitääkö se tilata erikseen?
- Sopiiko tila sekä illalliselle että ohjelmalle?
- Onko tilassa toimiva esitystekniikka, jos ohjelmaan kuuluu esiintyjiä tai esityksiä?
Merellinen ympäristö tai arkkitehtuurisesti kiinnostava tila erottuu edukseen tavallisista kokoustiloista ja luo jo itsessään tunnelmaa. Me Satama Areenalla tarjoamme muunneltavia tapahtumatiloja pienistä tiimijuhlista aina 2200 hengen suurtapahtumiin, ja sijaitsemme Kotkan Kantasataman merellisessä ympäristössä.
Millainen ohjelma sopii yrityksen pikkujouluihin?
Yrityksen pikkujouluihin sopii ohjelma, joka on riittävän kevyttä ja yhteisöllistä, mutta ei pakota ketään lavalle vasten tahtoaan. Paras pikkujouluohjelma tukee yhdessäoloa, tuo esiin tiimin yhteishengen ja tarjoaa sopivasti vaihtelua illallisen lomaan.
Ohjelmamuodot pienille ryhmille
Pienemmille ryhmille, alle 50 henkilöä, toimivat hyvin tiimiaktiviteetit kuten tietovisat, pakohuonepelit tai yhteiset ruoanlaittokurssit. Nämä madaltavat kynnystä vuorovaikutukseen ja sopivat erityisesti tiimeille, joissa kaikki eivät tunne toisiaan hyvin.
Ohjelmamuodot suurille ryhmille
Suuremmissa henkilöstöjuhlissa, yli sadan hengen tilaisuuksissa, toimivat parhaiten esiintyjät, stand up -koomikot, bändit tai muut esiintymisnumerot, joita koko yleisö voi seurata yhdessä. Tällöin esitystekniikan laatu korostuu: hyvä äänentoisto ja valaistus tekevät esityksestä elämyksen.
Ohjelman pituudeksi suositellaan yhdestä kahteen tuntia varsinaisen ruokailun yhteydessä. Liiallinen ohjelma väsyttää, kun taas sopivassa suhteessa ohjelma ja vapaa seurustelu luovat parhaan tunnelman.
Mitä pikkujoulujen järjestämisessä usein unohtuu?
Pikkujoulujen järjestämisessä unohtuvat useimmiten kuljetukset, erityisruokavaliot, aikataulun joustovara sekä selkeä viestintä osallistujille etukäteen. Nämä yksityiskohdat eivät kuulu tapahtuman näyttävään osaan, mutta niiden puuttuminen huomataan heti.
Yleisimmät unohdukset pikkujoulujen suunnittelussa:
- Kuljetukset: Miten henkilöstö pääsee kotiin illan jälkeen? Tilausajot tai yhteinen kimppakyytiohjeistus kannattaa hoitaa etukäteen.
- Erityisruokavaliot: Kerätkää tiedot ajoissa, jotta kukaan ei jää ilman sopivaa ruokaa.
- Viestintä: Osallistujat tarvitsevat selkeän kutsun, jossa kerrotaan ajankohta, paikka, pukukoodi ja mahdollinen ohjelma.
- Aikataulun joustovara: Jättäkää suunnitelmaan puskuria, sillä siirtymiset, ruokailu ja vapaa seurustelu vievät aina enemmän aikaa kuin arvelee.
- Paluulogistiikka: Selkeä lopetusaika ja tieto siitä, miten tilaisuus päättyy, auttaa kaikkia suunnittelemaan oman iltansa.
Yksi usein aliarvioitu asia on myös tapahtuman jälkihoito: lyhyt kiitos henkilöstölle tai yhteinen kuva tapahtumasta pitää tunnelman elossa vielä päivien jälkeen.
Haluatko järjestää pikkujoulut, jotka jäävät mieleen? Järjestä tapahtuma Satama Areenalla ja anna kokeneen tapahtumatiimimme auttaa suunnittelemaan juuri teidän henkilöstöllenne sopiva kokonaisuus. Ota yhteyttä ja aloitetaan suunnittelu yhdessä.