Kokouspaketti kannattaa valita silloin, kun haluat vaivattoman kokouspäivän ilman erillisiä järjestelyjä. Paketti sisältää tilan, esitystekniikan ja tarjoilut yhtenä kokonaisuutena, mikä säästää aikaa ja usein myös rahaa verrattuna osien hankkimiseen erikseen. Pelkkä kokoustila puolestaan sopii tilanteisiin, joissa tarjoilut tai tekniikka tulevat muualta tai tilaisuuden luonne on hyvin epämuodollinen. Tässä artikkelissa käymme läpi tärkeimmät kysymykset, jotka auttavat sinua tekemään oikean valinnan.
Mitä kokouspaketti yleensä sisältää?
Kokouspaketti on kaikki-sisältyy-ratkaisu, johon kuuluu tyypillisesti kokoustila, esitystekniikka ja tarjoilut yhtenä hintana. Paketti poistaa tarpeen koordinoida useita eri toimittajia ja varmistaa, että kaikki tarvittava on valmiina, kun osallistujat saapuvat paikalle.
Satama Areenan kokouspaketeissa koko päivän kokous sisältää kahdeksan tunnin kokoustilan, näytön ja langattoman verkkoyhteyden, aamupäivän kahvitorin sekä lounasbuffetin ravintolassa ja iltapäivän kahvitorin. Puolen päivän paketti kattaa neljän tunnin tilan, esitystekniikan, yhden kahvitorin ja lounasbuffetin. Hinnat alkavat 43,50 eurosta per henkilö.
Laadukas kokouspaketti tarjoaa myös kokouspalvelun, joka huolehtii käytännön järjestelyistä paikan päällä. Tämä tarkoittaa, että kokouksen järjestäjä voi keskittyä itse asiaan eikä logistiikkaan. Tilojen muunneltavuus on myös keskeinen osa hyvää pakettia: eri pöytämuodot ja ryhmäkoot on voitava huomioida ilman lisäkustannuksia.
Kumpi on edullisempi – kokouspaketti vai pelkkä tila?
Kokouspaketti on usein edullisempi vaihtoehto silloin, kun tarvitset sekä tilan että tarjoilut, koska pakettihinnoittelu on yleensä edullisempaa kuin osien ostaminen erikseen. Pelkkä tila voi olla halvempi ainoastaan, jos tarjoiluja ei tarvita lainkaan tai ne järjestetään täysin omaehtoisesti.
Vertailua tehdessä kannattaa laskea todellinen kokonaishinta. Pelkän tilan vuokraan lisätään kahvit, ruuat, mahdollinen esitystekniikan vuokra ja henkilökunnan aika järjestelyihin. Kun nämä lasketaan yhteen, pakettihinta osoittautuu usein kilpailukykyiseksi tai jopa edullisemmaksi.
Toinen näkökulma on ajankäyttö. Kokouspakettiin sisältyvä koordinointi ja kokouspalvelu vapauttavat järjestäjän resursseja. Yrityksissä tämä aika on suoraan rahassa mitattavissa, joten paketin kokonaisarvo on hintaa laajempi käsite.
Milloin pelkkä kokoustila riittää?
Pelkkä kokoustila riittää silloin, kun tilaisuus on lyhyt, osallistujamäärä pieni tai tarjoilut järjestetään muulla tavoin. Myös tilanteissa, joissa organisaatiolla on oma catering-sopimus tai tilaisuus on luonteeltaan hyvin epämuodollinen, erillinen tilavaraus voi olla toimivin ratkaisu.
Tyypillisiä tilanteita, joissa pelkkä tila riittää:
- Lyhyt palaveri tai pikakokous ilman ruokailua
- Sisäinen tiimikokous, jossa kahvit tuodaan itse
- Tilaisuus, jossa tarjoilut on sovittu ulkopuolisen catering-yrityksen kanssa
- Kokous, joka pidetään ennen tai jälkeen normaalin ruokailuajan
On kuitenkin syytä huomata, että pitkissä kokouksissa tarjoilujen puuttuminen vaikuttaa osallistujien vireystilaan ja keskittymiskykyyn. Erityisesti kokopäiväisissä tilaisuuksissa lounas ja kahvitauot ovat olennainen osa kokouksen onnistumista, eikä niitä kannata jättää sattuman varaan.
Miten valita oikea kokoustila tai -paketti tapahtuman koon mukaan?
Oikea kokoustila tai paketti valitaan ensisijaisesti osallistujamäärän ja tilaisuuden luonteen perusteella. Pieni ryhmä tarvitsee intiimin tilan, jossa vuorovaikutus on helppoa, kun taas suurempi kokous vaatii joustavan tilan, jossa esitystekniikka kantaa koko saliin.
Pienet ryhmät, enintään 10 henkilöä
Pienille ryhmille kiinteäseinäinen kokoustila on usein paras valinta. Se tarjoaa rauhallisen ympäristön, jossa ulkopuolinen melu ei häiritse ja jossa kaikki osallistujat näkevät toisensa helposti. Satama Areenalla on viisi tähän tarkoitukseen sopivaa kokoustilaa, jotka sopivat esimerkiksi strategiapalavereille, asiakasneuvotteluille ja koulutuksiin.
Suuremmat ryhmät, 11-200 henkilöä
Yli kymmenen henkilön kokousryhmille muunneltava tila on välttämätön. Satama Areenan XS-sali on 380 neliömetrin kokonaisuus, joka voidaan jakaa ääntä eristävillä seinillä jopa kuudeksi erilliseksi kokoustilaksi tai yhdistää yhdeksi suureksi saliksi. Tämä joustavuus mahdollistaa esimerkiksi aamuisen yhteissession ja iltapäivän ryhmätyöt saman katon alla.
Mitä kannattaa kysyä kokoustilaa varatessa?
Kokoustilaa varatessa kannattaa kysyä tilaan sisältyvistä palveluista, teknisistä varusteluista, peruutusehdoista ja saatavuudesta. Nämä kysymykset paljastavat nopeasti, vastaako tila todellisia tarpeitasi vai piileekö hinnassa piilokustannuksia.
Tärkeimmät kysymykset ennen varausta:
- Mitä kokouspaketti sisältää? Selvitä, kuuluvatko tarjoilut, esitystekniikka ja kokouspalvelu hintaan vai laskutetaanko ne erikseen.
- Mikä on minimilaskutus? Monissa tiloissa on osallistujamäärään perustuva minimi, joka vaikuttaa kokonaishintaan pienillä ryhmillä.
- Onko tila muunneltavissa? Kysymys on erityisen tärkeä, jos tilaisuuden ohjelma vaihtelee tai osallistujamäärä voi muuttua.
- Miten varaus tehdään ja kuinka kauas eteenpäin? Suosituille päiville tilat täyttyvät nopeasti, joten varausikkunan tunteminen auttaa suunnittelussa.
- Mitä tapahtuu, jos joudun peruuttamaan? Peruutusehdot vaihtelevat merkittävästi tilojen välillä.
Lisäksi kannattaa tiedustella pysäköintimahdollisuuksista, esteettömyydestä ja siitä, onko tilassa mahdollisuus järjestää tilaisuuden jälkeen virkistysohjelmaa. Satama Areenalla kokouspäivän voi päättää esimerkiksi konsertilla, mikä tekee tapahtumasta mieleenpainuvan kokonaisuuden henkilöstölle tai asiakkaille.
Kun olet miettinyt nämä kysymykset etukäteen, kokoustilan varaaminen sujuu nopeasti ja ilman ikäviä yllätyksiä.
Valmis varaamaan? Tutustu Satama Areenan kokoustiloihin ja löydä ryhmällesi sopiva tila tai paketti. Voit myös järjestää tapahtuman Satama Areenalla laajemmin tai ottaa suoraan yhteyttä myyntipalveluumme, niin autamme räätälöimään juuri teidän tarpeisiinne sopivan kokonaisuuden.